Как выдавать трудовую книжку. Можно ли завести вторую трудовую книжку, и как это учитывается при подсчете стажа. Получение трудовой книжки: основные способы

Научитесь правильно отражать сведения о любых кадровых процедурах и грамотно исправлять ошибки, допущенные предшественниками. Готовые образцы оформления каждого раздела и советы экспертов вы найдете в статье.

В статье:

Скачайте документы от экспертов:

Кто делает первые записи в трудовой книжке

Когда человек устраивается на работу впервые в жизни, у него еще нет трудовой книжки. Завести ее обязан работодатель, принимающий в штат нового сотрудника (ст. 65 ТК РФ ). Для этого в каждой организации должен храниться необходимый запас чистых бланков, закупленных у официального распространителя. Нельзя поручать соискателю покупку бланка, тем более что закон прямо запрещает это делать - происхождение такого документа может быть сомнительным.

Таблица. Какая информация вносится в трудовую

Повод для записи
О приеме на работу	Скачать образец вы можете
О постоянном переводе на другую должность
Об увольнении
О повышении квалификации
О получении второй и последующей профессии, специальности	Скачать образцы >>
О работе по совместительству (по желанию работника)
О изменении наименования должности

Вместе с тем есть записи, которых в этом документе быть не должно - например, о временных переводах или дисциплинарных взысканиях. Кадровик, отражающий в трудовой книжке сведения такого рода, грубо нарушает требования инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Все записи вносятся в хронологическом порядке и получают порядковые номера. Не нумеруются лишь строки, не содержащие сведений о кадровых процедурах, например, отражающие наименование организации-работодателя или общий трудовой стаж работника (указывается при выдаче дубликата).

Сюрприз от редакции «Системы Кадры»

Редакция «Системы Кадры» подготовила для вас спецподборку - целую сотню образцов идеально оформленных записей для трудовой книжки ! С помощью готовых примеров вы сможете безошибочно отразить самые сложные кадровые ситуации, от проблемного увольнения до постоянного перевода, и исправить любые неточности, допущенные задолго до поступления сотрудника в вашу организацию.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке

Самая первая запись в трудовую - о приеме на работу - вносится в день оформления документа. Но сначала кадровик должен заполнить титульный лист, исходя из данных паспорта и других документов, которые работник предоставил при трудоустройстве. Только когда титул оформлен и заверен по всем правилам, можно переходить к разделу «Сведения о работе».

Как сделать запись о приеме на работу: пошаговая инструкция

Шаг 1. Укажите наименование работодателя в виде заголовка, без порядкового номера. Если у фирмы есть и полное, и сокращенное название, указывайте оба варианта. Пример: «ООО «Гамма» и «Общество с ограниченной ответственностью «Гамма».

Шаг 2. Присвойте записи порядковый номер (графа 1). Поскольку документ новый, запись в трудовой книжке о приеме ее владельца в штат вносится под первым номером.

Шаг 3. Укажите дату трудоустройства (графа 2). Иногда кадровики ошибаются и проставляют текущую дату, тогда как правильно писать дату заключения трудового договора.

Шаг 4. Напишите, в какое подразделение и на какую должность принят сотрудник (графа 3). Наименование должности, специальности, профессии отражается в соответствии со штатным расписанием. Если работа требует специального допуска или дает право на дополнительные гарантии, компенсации и льготы, ее название должно совпадать с формулировками профстандарта или тарифно-квалификационного справочника. Если в трудовом договоре указано структурное подразделение, его также надо отразить в трудовой книжке.

Шаг 5. Впишите реквизиты приказа или иного документа, на основании которого работник зачислен в штат организации (графа 4). Название документа пишите полностью: сокращения, такие как «пр.» или «пр-з», не допускаются. Обязательно укажите дату и регистрационный номер приказа.

Образец оформления приема на работу

Скачать пример документа вы можете

Внимание! Не нужно давать подробные характеристики поручаемой работы. Например, указывать, что сотрудник будет трудиться на Крайнем Севере или должен пройти испытание при трудоустройстве. Единственное исключение - вахтовики, особый режим работы которых обязательно отражается в трудовых книжках (п. 2.4 Положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Минздрава СССР и Секретариата ВЦСПС №794/33-82 от 31.12.1987).

Как правильно отразить прием на работу в трудовой

Не каждый прием на работу отражается в трудовой книжке. Например, при трудоустройстве совместителя решение о внесении записи принимает сам работник . Если он не хочет, чтобы в трудовой появилась отметка о дополнительной занятости, работодатель обязан пойти ему навстречу.

Чтобы избежать ошибок при заполнении трудовой книжки сотрудника, недавно принятого в штат по совместительству или на основную работу, воспользуйтесь онлайн-сервисом от «Системы Кадры».

Как оформить остальную информацию

Остальные записи - о переводах, повышении квалификации, увольнении вносите в аналогичном порядке. Каждая заметка в пределах раздела получает свой порядковый номер, нумерация ведется с самой первой. Даже когда работник переходит к другому работодателю, нумерация продолжается, а не начинается заново. Не нумеруются только сведения, вносимые в виде заголовка, такие как запись в трудовой о переименовании организации (образец).

Переименование компании . Отразите переименование работодателя в трудовых книжках персонала в течение недели с даты внесения соответствующих изменений в ЕГРЮЛ. В графе 4 обязательно укажите, каким документом закреплено решение о смене названия юридического лица.

Пример оформления в связи с переименованием фирмы

Внимание! Не заверяйте данные в разделе «Сведения о работе» подписью и печатью, за исключением информации об увольнении, закрывающей блок информации о периоде занятости у данного работодателя.

Награждение сотрудника . Раздел «Сведения о награждении» заполняется, когда работник получает государственную или ведомственную награду, почетное звание, грамоту, нагрудный знак и другие символы отличия за успехи на профессиональном поприще. Сделать запись в трудовой книжке следует в течение недели со дня награждения ее владельца. Придерживайтесь требований, закрепленных разделом 4 Инструкции №69.

★ Подробнее о таких записях читайте в статье .

Последовательно заполняйте каждую графу Пошаговая инструкция поможет разобраться в порядке.

Шаг 1 . Укажите название организации (полное и сокращенное) в виде заголовка в графе 3 раздела «Сведения о награждении». Затем отступите на строку ниже.

Шаг 2 . Присвойте записи порядковый номер (графа 1). Начинайте нумерацию с начала раздела. Заметки в разделе «Сведения о работе» не учитываются при заполнении раздела о награждениях и поощрениях.

Шаг 3 . Укажите дату (графа 2). Помните, что в этой графе всегда указывается дата награждения, а не заполнения трудовой книжки.

Шаг 4 . Напишите, кто конкретно и за какие успехи наградил сотрудника (графа 3). Также укажите тип награды - грамота, ценный подарок, нагрудный значок, почетное звание, государственная премия и т.д.

Шаг 5 . Укажите документ-основание (графа 4). Напишите наименование документа (приказ, распоряжение, указ и т.д.), а также его номер и дату издания.

Не отражайте в трудовой книжке сведения о регулярных поощрениях, например, годовых или квартальных премиях.

Как аннулировать запись в трудовой книжке

Хорошо, когда все записи правильно сформулированы, внесены в хронологическом порядке, а в случае необходимости - заверены подписями и печатями. Но так бывает далеко не всегда. Заполняя бланк в спешке или не имея под рукой необходимых документов, кадровик может допустить ошибку.

6 самых частых ошибок

Неправильное написание имени, фамилии или отчества работника, когда данные вносятся «на слух», а не копируются из паспорта.
Неразборчивые или лишенные расшифровки заверительные подписи.
Внесение записей ручкой с красными, зелеными или светло-голубыми чернилами, которые со временем выгорают.
Использование сокращений или аббревиатур в полном наименовании организации, должности или подразделения.
Несовпадение должности, указанной в трудовой книжке, со штатным расписанием.
Пропущены или неверно указаны цифры, даты и другие важные реквизиты.

Совет от эксперта журнала «Кадровое дело»

Ошибки на титульном листе, допущенные при первичном заполнении бланка, никак не исправляются! Испорченный бланк уничтожается, вместо него оформляется новая трудовая книжка с правильными сведениями о работнике. Но если спустя какое-то время после оформления трудовой книжки ее владелец сменил паспортные данные или освоил новую профессию, в документ вносятся исправления: прежние сведения зачеркиваются, актуальные вносятся рядом. Как правильно , читайте в журнале «Кадровое дело».

Зачеркивать, замазывать корректирующей жидкостью, заклеивать и подчищать неверные или недействительные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» закон запрещает. Единственный выход из ситуации - аннулирование записи в трудовой книжке.

Как сделать запись об отмене записи в трудовой книжке

Шаг 1 .Присвойте новой записи порядковый номер (графа 1).

Шаг 2 .Укажите текущую дату (графа 2).

Шаг 3 .Заполните графу 3. Напишите «Запись за номером ___ недействительна » и здесь же укажите правильный вариант.

Например, если из-за ошибок в наименовании должности, занимаемой работником, нужно отменить запись в трудовой книжке, образец отменяющей записи вы можете скачать в статье >>

Точно таким же образом исправляются ошибки, допущенные предшественниками. В этом случает от кадровика даже не требуется закрывать текущий блок данных, чтобы аннулировать информацию в трудовой книжке. Образец вы можете скачать в статье >>

Обнаружив несколько неверных записей, следующих подряд, не исправляйте их «оптом». По отдельности и с присвоением собственного порядкового номера оформляется каждая отмена заметки в трудовой книжке. Образец вы можете скачать в статье >>

Шаг 4 . Укажите реквизиты документа-основания. Наименование, дату и регистрационный номер приказа или распоряжения, на основании которого работник был принят в штат, уволен или переведен, отразите в графе 4.

Обычно ведение и хранение трудовых книжек поручается службе кадров. Поэтому кадровик должен знать, как сделать и как отменить запись в трудовой книжке (в том числе внесенную предшественником).

Сведения о работе и награждении вносите только на основании подтверждающих документов и с применением формулировок, не противоречащих действующему законодательству. Если допустили ошибку, не зачеркивайте, не закрашивайте и не подчищайте информацию, а признайте ее недействительной и внесите правильные данные.

Трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника . Периодически начинаются обсуждения о необходимости их отмены в связи с тем, что работники сейчас оформляются по индивидуальному , а сведения о перечисленных за них страховых взносах ведутся в ПФР и ФСС. Много вопросов возникает из-за поддельных трудовых книжек, недостоверных записей в них, сложности их ведения. Тем не менее, этот документ продолжает действовать, так же как и нормативно-правовые акты, регулирующие порядок заполнения и хранения трудовых книжек.

Обращаем ваше внимание на то, что индивидуальные предприниматели, нанимающие работников, до 2006 года не могли вносить записи в трудовую книжку о приеме на работу. Сейчас они имеют практические те же самые обязанности и права работодателя, что и организации, поэтому ведут трудовые книжки по общим правилам.

Согласно статье 66 ТК РФ порядок ведения трудовых книжек устанавливается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти. Основным документом, регламентирующим этот порядок, является Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225, которое утвердило форму и образцы трудовых книжек и вкладышей в них, инструкцию по их заполнению, правила их ведения, порядок приобретения и учета.

Ответственность за ведение трудовых книжек возлагается на работодателя, и она может быть:

административной по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 до 5 тысяч рублей на должностных лиц; от 30 до 50 тысяч рублей на организации; административное приостановление деятельности на срок до 90 суток);
дисциплинарной (дисквалификация руководителя на срок от года до трех лет);
материальной, если работнику нанесен материальный ущерб из-за несвоевременной выдачи трудовой книжки.

В каких случаях надо вести трудовые книжки

Трудовые книжки надо вести на каждого работника, который проработал у работодателя более пяти дней, и эта работа является для него основной, при этом работник должен быть принят на работу по . Если это , то записи в трудовой книжке не делают.

Что касается записей о работе по , то их вносят по желанию работника в трудовую книжку по месту основной работы. Например, основная работа на небольшом предприятии - юрисконсульт, а по внутреннему совместительству работник выполняет еще и функции офис-менеджера. Тогда сначала вносят запись об основной работе, а после нее - запись о принятии на работу по совместительству.

Трудовая книжка - это документ, указанный в обязательном перечне при приеме на работу по . Если работник не может предъявить трудовую книжку (утеряна, повреждена, не выдана предыдущим работодателем и др.), то он должен обратиться на прежнее место работы за ее дубликатом. В случае, когда это сделать невозможно (например, организация или ИП прекратили деятельность или расформированы), работодатель должен оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника с указанием причины ее отсутствия. Вносить в новую книжку сведения о предыдущих местах работы со слов работника работодатель не может. Первой записью о работе будет то место работы, на котором выдали новую трудовую книжку.

Если вдруг работник находит утерянную трудовую книжку с записями о прежних местах работы и просит аннулировать новую книжку, то стоит знать, что сделать это для работодателя будет проблематично. Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, а записи об их движении вносят в специальную книгу учета. Процедура же аннулирования трудовой книжки никак не регламентирована.

Никаких негативных последствий для работника, вроде неучтенного трудового стажа, наличие двух трудовых книжек не несет. Сведения о перечисленных за него страховых взносах от всех прежних работодателей есть в базе данных ПФР, ФОМС и ФСС. Новая книжка не делает недействительной предыдущую трудовую книжку. Можно просто выдать работнику заверенную работодателем копию его заявления на выдачу новой трудовой книжки, если ему придется объяснять на другом месте работы, почему книжек две.

Действующие формы трудовых книжек

Постановлением РФ от 16.04.2003 № 225 с 1 января 2004 года были введены трудовые книжки нового образца. Наряду с этой новой формой действительны трудовые книжки, форма которых утверждена:

постановлением СНК СССР от 20.12.1938 № 1320 "О введении трудовых книжек";
постановлением СМ СССР, ВЦСПС от 06.09.1973 № 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих";
постановлением СМ СССР от 21.04.1975 № 310 "О трудовых книжках колхозников";

Трудовые книжки этих образцов, будучи уже начаты у работников, продолжают действовать, и менять их не надо. Если же работник получил свою первую трудовую книжку после 2004 года, то при его оформлении по можно применять только бланки нового образца.

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц - двузначными, год - четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают "Запись за номером таким-то недействительна", а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили , уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

Трудовые книжки и вкладыши в них - это документы строгой отчетности, поэтому храниться они должны в сейфах, металлических шкафах или других условиях, позволяющих обеспечить их сохранность. Закон не запрещает выдавать трудовые книжки работникам на руки, но ответственность за утерю будет нести работодатель.

Выдача трудовой книжки работнику при увольнении

Выдать трудовую книжку работнику нужно в день прекращения . Если это сделать невозможно, т.к. работник отказывается от ее получения или вообще отсутствует на рабочем месте, работодатель должен направить письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Такое уведомление снимает с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. При выдаче трудовой книжки на руки работник должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Трудовые книжки, вкладыши и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся у работодателя до востребования, а невостребованные - 75 лет.

Каждый работник при зачислении в штат предприятия или организации сталкивается с такой процедурой как оформление трудовой книжки.

В этом документе должны быть отражены все данные о том, где, кем и как долго работал человек. Оформление трудовой книжки впервые начинается с ее выдачи работодателем. Затем на каждом следующем предприятии (при смене мест работы) в документ вносят необходимые записи.

Структура и содержание трудовой книжки

Этот документ сопровождает человека на протяжении всей его трудовой жизни. На основании ее записей можно сделать вывод об образовании специалиста, его навыках и опыте. Кроме того, порядок оформления трудовой книжки подразумевает размещение информации о наградах, поощрениях или дисциплинарных взысканиях, которые были применены к работнику.

Следует отметить, что ведение трудовой книжки осуществляется только сотрудником отдела кадров или тем работником предприятия, на которого возложены соответствующие функции. При этом обо всех новых записях в документе владелец книжки должен быть извещен.

Как хранятся трудовые книжки и бланки для них

Для ведения трудовых книжек государство выпускает специальные бланки. Они поступают на предприятия и хранятся с соблюдением довольно строгого порядка:

Местом хранения должен быть несгораемый шкаф.
Работодатель обязан обеспечить сохранность и целостность бланков. Поэтому шкаф запирают на ключ, а доступ к нему получают только сотрудники, которые имеют право работать с трудовыми книжками.
Выдача бланков осуществляется с параллельным внесением соответствующих записей в отчетную документацию.

Оформление и выдача документа

В согласии с законодательством Российской Федерации, человек не может сам купить бланки трудовой книжки. Они предоставляются непосредственно компаниям или работодателям, которые имеют статус индивидуального предпринимателя.

Когда в штате появляется сотрудник, для которого данное место работы стало первым, работодатель должен позаботиться о выдаче ему необходимого документа. Оформление новой трудовой книжки относится к обязанностям сотрудника отдела кадров (или другого уполномоченного лица).

Порядок учета трудовых книжек

Действия, которые производят работники отдела кадров с пустыми бланками и документами, принадлежащими сотрудникам предприятия, фиксируются в приходно-расходной книге. Здесь должно быть указано, кем, кому и на каких основаниях переданы бумаги (если необходимо выполнить оформление трудовой книжки, выдать вкладыш или требуется принять их на хранение). Вкладыши - это дополнительные страницы для тех трудовых книжек, которые оказались полностью заполненными. Их ведение подчиняется таким же нормам. Чтобы вкладыш был признан полноценной частью документа, он должен быть обязательно вшит в трудовую книжку.

Оформляя книгу учета данных о движении трудовых и вкладышей к ним, следует позаботиться о ее прошивке и опломбировании.

Зачем оформлять трудовую книжку

Документ, подтверждающий опыт и квалификацию работника, может иметь большое значение уже на этапе собеседования. Многие работодатели предпочитают изучать его параллельно с ведением устного интервью. Далее, когда выполняется оформление трудовой книжки, в ней отражаются все значимые изменения, сопровождающие трудовую деятельность работника:

Прием на конкретную должность.
Перевод в другой отдел.
Повышение или понижение.
Изменение статуса (например, перевод контрактника на работу по бессрочному трудовому договору или включение совместителя в число постоянных сотрудников).
Награды и поощрения.
Дисциплинарные взыскания, послужившие основанием для снятия с должности.
Увольнение.

Существуют такие виды трудовой деятельности, которые могут не отражаться в трудовой книжке (например, выполнение некоторых работ по совместительству). Работнику следует знать, что он имеет право попросить руководителя о внесении этих данных в свой документ. Работодатель не может отказать ему в этом.

Пока оригинал трудовой книжки хранится на предприятии, сотруднику на руки он не выдается. Однако может возникнуть ситуация, когда человеку понадобится подтвердить факт своего трудоустройства или продемонстрировать список предприятий, на которых он работал. Тогда может быть создана выписка из документа или его полная копия.

Правильное оформление трудовой книжки дает человеку право на получение пенсионного свидетельства. Начисляя пенсионные выплаты, страховой фонд изучает информацию, указанную в трудовой.

Кроме прочего, сведения о местах работы человека нужны для оформления загранпаспорта. Для некоторых категорий служащих выезд за границу может быть запрещен в связи с опасностью разглашения секретной информации.

Оформление трудовой книжки: правила и сроки

Независимо от того, заводят ли новую трудовую книжку или вносят записи в существующую, работодатели требуют от будущих сотрудников определенные документы:

Удостоверение личности (паспорт).
Свидетельство об образовании или диплом.
Сертификаты о прослушанных курсах (если они есть).
Военный билет (для военнообязанных граждан).
Свидетельство о заключении брака (если в результате была сменена фамилия).

Срок оформления трудовой книжки при поступлении человека на работу ограничен законодательством. Он составляет не более пяти дней с того момента, когда сотрудник приступил к выполнению трудовых обязанностей.

Если работодатель нарушает этот срок, ему следует подготовиться к правовым последствиям. Это актуально абсолютно для всех работников, даже для тех, кто не достиг совершеннолетия.

В согласии с законодательством, граждане могут быть трудоустроены с 14-летнего возраста. Правда, в таком случае они должны предоставить нанимателю письмо от родителей или опекуна с разрешением на ведение трудовой деятельности.

Копии трудовых книжек

Если документ был утерян или испорчен, работник может потребовать от работодателя выдачи нового.

Чтобы это сделать, ему следует написать заявление на оформление трудовой книжки. В нем указывают причину отсутствия документа. Следует отметить, что такое же заявление служит основанием для выдачи трудовой на первом месте работы человека.

Основания для записей

Оформление трудовой книжки впервые (образец титульной страницы расположен ниже) включает заполнение граф, касающихся личной информации о человеке.

Для этого сотрудник отдела кадров использует предоставленные ему документы. В остальных случаях, перед тем как в трудовой книжке появляется та или иная запись, руководитель издает соответствующий приказ.

Если речь идет о приеме на предприятие или о переводе сотрудника в другой отдел, то у работника отдела кадров есть семь дней для того, чтобы внести запись в трудовую. При увольнении документ оформляется в день издания приказа и отдается владельцу.

Несмотря на то что в приказе указывают всю подробную информацию о приеме или переводе (с наличием испытательного срока и других деталей), эти сведения не влияют на оформление трудовой книжки. Образец вносимых данных:

Принят на работу.
Переведен на другую должность.
Присвоена квалификация, тарифная сетка, разряд (какие конкретно).
Награжден, поощрен.
Уволен.

То есть должна быть приведена только причина записи и дата приказа. Любой пример оформления трудовой книжки, находящийся в свободном доступе, иллюстрирует именно такой принцип заполнения граф документа.

Грамматические нюансы

Согласно законодательства, даты в трудовой требуется указывать с использованием только арабских цифр.

То же касается и присвоению порядковых номеров: каждая новая запись имеет свой номер, начиная с той, что была сделана, когда происходило оформление трудовой книжки впервые, и заканчивая регистрацией увольнения с последнего места работы.

Вся информация должна быть представлена максимально полно, то есть сотрудник отдела кадров не может сокращать слова.

Внесение исправлений и коррекция ошибок в документе

Естественным явлением при ведении любой документации становится совершение ошибок. Они могут быть связаны с использованием недостоверных источников информации (устаревшие данные, отсутствие полных сведений) или иметь механический характер (опечатки, описки, грамматические ошибки).

Чтобы исправить выявленную ошибку работник отдела кадров может воспользоваться несколькими способами:

Зачеркивание неверного слова и написание нового выше или ниже строки.
Внесение новой записи, которая аннулирует неверную.

Если работник сменил фамилию или получил новую профессию, это значит, что информация, указанная на титульном листе трудовой, должна быть изменена. Это выполняют методом зачеркивания (первый способ). Параллельно на внутренней стороне обложки записывают название и номер документа, ставшего основанием для изменений, ставят подпись человека, внесшего данные, и печать компании.

Если оформление трудовой книжки при приеме на работу сопровождается обнаружением ошибок в ведении документа, допущенных на предыдущем предприятии, их коррекция возможна сотрудником компании, которая принимает работника в свой штат. Эта процедура выглядит следующим образом:

Делают новую запись и присваивают ей следующий по порядку номер.
Указывают дату, когда выполняется исправление.
Пишут фразу «запись № считать недействительной».
Вносят правильную информацию.
Приводят номер приказа, который послужил основанием для неверной записи.

Отражение трудовой деятельности руководящих сотрудников

Оформление трудовой книжки директора - обязательная процедура для всех предприятий независимо от формы собственности, ведь на основании сделанных записей затем будет выдано пенсионное удостоверение. Порядок ведения этого документа для руководителя отличается специфическими нюансами и является более сложным, чем оформление трудовой книжки при приеме на работу сотрудников среднего и низшего звена. В большинстве случаев директор может сам вносить все необходимые записи.

Выдача трудовой книжки после увольнения работника

Когда работника по той или иной причине увольняют с предприятия, ему возвращают его документ. Оформление трудовой книжки (образец предложен ниже) при увольнении сотрудника подразумевает внесение записи, содержащей причину ухода, а также номер соответствующего приказа.

Формулируя причину, работодатель должен использовать примеры, приведенные в ТК (по собственному желанию, по согласию сторон, при ликвидации предприятия). Наиболее частой причиной становится увольнение по собственному желанию, оформление трудовой книжки в таком случае регулируется стандартными требованиями.

Документ работнику выдают в течение трех дней после окончания его последнего трудового дня. В тех случаях, когда работодатель не может отдать документ бывшему подчиненному по причине его отсутствия, он должен выслать на домашний адрес работника заказное письмо с извещением. Если человек дал письменное согласие, трудовая книжка может быть выслана ему по почте. Такой же порядок соблюдают, если работник умер, и документ должен быть передан его родственникам.

В ситуациях, когда документ не забирают, предприятие сохраняет его на протяжении двух лет (в отделе кадров, но не вместе с другими книжками). Затем его на 50 лет передают в архив, после чего уничтожают.

Если работодатель - индивидуальный предприниматель

С 2006 года индивидуальные работодатели обязаны вносить записи в трудовые книжки своих работников. Таким образом, их права уравнены с теми, которыми пользуются юридические лица.

Принимая на работу человека, который прежде нигде не работал, индивидуальный предприниматель должен предоставить ему трудовую книжку (стоимость которой будет вычтена из первой заработной платы работника), а также вовремя и правильно вносить в нее все необходимые записи.

Нередко такие субъекты хозяйственной деятельности предпочитают нанимать сотрудников-совместителей. В таком случае они ничего не вносят в трудовые, но могут выдать справку по требованию человека, и уже на ее основании запись будет сделана на основном месте работы.

Но если в подготовке этого документа были допущены нарушения – проблема вскроется и захватит как работника, которому придётся восстанавливать трудовой стаж или бегать по инстанциям, так и работодателя, которому это может быть вменено.

В некоторых случаях неправомерно оформленная трудовая станет причиной судебных разбирательств , штрафов и многих неприятностей.

Чтобы подобного не произошло, за надлежащим оформлением ТК надлежит следить как работодателю, так и работнику.

Как завести трудовую книжку работнику

Если вы устраиваетесь на работу, и у вас ещё нет трудовой книжки – беспокоиться по этому поводу не стоит. Естественно, что вас могут взять на работу только в такое место, где не требуется опыта работы по вашей специальности. Ваша специальность будет указана в документах об образовании, к которым могут относиться:

диплом о высшем образовании;
диплом о среднем специальном образовании;
справки об окончании курсов;
удостоверения о присвоении специальности;
аналогичные документы;
копия школьного аттестата.

На основании этих документов, а также гражданского паспорта, вы имеете право искать работу по указанной в ваших документах специальности, но без стажа работы. Стаж работы вы приобретёте после того, как вам заполнят трудовую книжку, и вы проработаете определённое время на первом в своей трудовой жизни предприятии.

Поработав некоторое время, вы будете иметь стаж работы по специальности, который сможет определить любой работодатель или кадровик. Для вас это будет определённым преимуществом, которое позволит искать более благополучные условия работы.

Оформление трудовой книжки при приеме на работу впервые — образец заполнения титульного листа:

Сведений о работе:

Куда обращаться?

На первых порах вы приходите к работодателю без трудовой книжки . Сообщаете ему о том, что стажа не имеете, нигде не работали. Нет смысла заводить разговор о том, что вам нужна трудовая книжка, что у вас её ещё нет. Это может характеризовать вас как некомпетентного человека.

Вам нужно знать, что бланк трудовой для заполнения должен выдать работодатель. После того как он примет вас на работу, ему нужно будет завести на вас ТК.

Даже если вы проработаете неделю, вы имеете право потребовать книжку. Отказать вам не имеют права.

Однако имейте в виду, что для лиц, впервые устраивающихся на работу предусмотрено присутствие при заполнении книжки. На этом основании через неделю после устройства на работу поинтересуйтесь судьбой своей трудовой.

С вашей стороны необходимо представить подтверждения того, чем вы занимались до прихода в эту организацию. Например:

учились в школе;
в техникуме, колледже или лицее;
в институте или университете;
посещали курсы;
служили в рядах ВС РФ.

Предъявите документы, которые у вас имеются после окончания этих заведений, а также военный билет, если вы только что демобилизовались. В принципе, военнообязанные граждане всегда при устройстве на работу должны предъявлять его.

Если вы не получили документ об образовании, например:

не сдали экзамены;
были отчислены,

вам придётся представить справку.

Если испорчена

Если книжка подверглась порче, нужно установить источник ответственности. Конечно, её необходимо будет заменить, но сделать это должно ответственное за ненадлежащее хранение документов, лицо. Восстанавливается трудовая из ресурсов виновного.

Если виновны вы, то при поступлении на работу вам нужно будет представить справку с последнего места работы (или без таковой) и запросить в соответствии со статьёй 65 ТК РФ .

Конечно, в нём не будет учтён трудовой стаж за предшествующий период, но вы сможете продолжать трудиться, а постепенно соберёте весь утраченный стаж.

Трудовой кодекс РФ, Глава 11, Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования оформляются работодателем.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Чтобы завести трудовую потребуются документы. К ним относятся:

Паспорт.
Документ об образовании.
Справки, удостоверения, свидетельства, сертификаты, подтверждающие квалификацию или разряд.
Если вы меняли фамилию, принесите документ, подтверждающий этот факт.

В некоторых случаях после предоставления документов и их ксерокопий, работодатель приступает к заполнению трудового договора и не заводит разговора о заполнении трудовой – это очень хороший знак, который означает, что на данном предприятии проявляют повышенную заботу о сотрудниках.

В частности, некоторые акции, в том числе и устройство на работу, оплачивает предприятие (организация) из собственных средств . Не стоит проявлять нетерпение и беспокоиться о том, не забыл ли кадровик завести вам ТК.

За такую забывчивость ему вменят серьёзный штраф, а трудовая вам в любом случае будет заведена. Книжка, по инструкции, должна заполняться в вашем присутствии.

Как оформить и сделать трудовую книжку: заявление

Некоторые кадровики предлагают написать заявление для того чтобы завести новую книжку для вновь устроившихся лиц. Это необходимо для того чтобы вычесть с вашей зарплаты стоимость трудовой. В этом случае оно пишется в свободной форме , на имя работодателя, с обязательным указанием факта того что вам требуется ТК.

А также с выражением просьбы о том, чтобы стоимость бланка была высчитана из заработной платы. Если вы выплачиваете её стоимость в кассе наличными, заявление может не потребоваться.

Стоимость ТК может значительно различаться. Всё зависит от того, какими партиями закупаются бланки трудовых и в какие сроки были закуплены. Сколько стоит трудовая книжка? В настоящее время цена на них:

За партию от 5 до 99 штук – по 190 рублей.
За партию свыше 100 штук – по 110 рублей.

Если цена бланка значительно отличается от указанной – работодатель её завышает. Он не имеет юридического права продавать её по завышенной стоимости, в сравнении с той, по которой приобретал.

При приобретении бланков книжек, они оформляются в специальных перечнях ведомостей, с указанием номера вашего бланка и закупочной стоимости.

Её легко проверить и при первой же проверке инспекторов ГИТ, такой предприимчивый кадровик (работодатель) будет оштрафован. Если сумма значительно занижена:

Бланки закупались до изменения цен и стоили дешевле.
Предприятие компенсирует часть стоимости бланка.

Правильно оформленная трудовая книжка — образец и примеры:

Пошаговая инструкция для работодателя

Если вы работодатель или , вам нужно подходить к вопросу оформления книжек очень внимательно. Малейшее нарушение может быть чревато развитием проблем. Поэтому имейте в виду, что заполнять бланк необходимо очень аккуратно, а если по случайности вы допустили помарку или ошибку – бланк нужно заменить.

Для впервые устраивающегося на работу лица, трудовую книжку потребуется заполнять в его присутствии. Для этого он должен предоставить вам паспорт и документ об образовании . Трудовая должна соответствовать паспортным данным.

А если в документе об образовании (квалификации) вписана другая фамилия – потребуйте документ, подтверждающий её смену. Например, если женщина вышла замуж, она должна представить свидетельство о браке и его копию. Копию нужно заверить и положить в её личное дело наряду с копиями других документов.

Заполнение титульного листа не составит сложностей, так как на нём указано, какие сведения нужно вписывать. Но нужно соблюдать нормативы, которые установлены законодательными документами . В частности:

Заполнять бланк разборчиво, аккуратно, без помарок.
Использовать шариковую ручку синего или фиолетового цвета, можно писать чернилами.
Даты указывать только арабскими цифрами.

Они должны храниться в сейфе бухгалтерии, вместе с приходно-расходной книгой учёта. Взять бланк можно только под расписку, в которой указано, какому работнику заводится трудовая книжка, в соответствии с требованиями Минтруда за № 69.

Если бланк испорчен, его нужно списать актом и уничтожить, а для заполнения взять следующий. Не запрещено храниться бланкам у уполномоченного на ведение ТК лица, а также – у работодателя.

Если вы начинающий предприниматель и не знаете, как приобрести бланки – обратитесь на сайт и закажите бланки у посредников. Они имеют специализированную доверенность от Гознака и лицензию на распространение бланков ТК и .

Приобретите сразу нужную партию и храните в организации, чтобы они всегда были в наличии, так как предоставление трудовой работнику должно укладываться в 5 дней от дня заключения трудового договора.

Если эти сроки будут нарушены или будут допущены другие нарушения, то инспекторы ГИТ вменят штрафы, которые как минимум, укладываются в сумму от 300 до 5 000 рублей.

Прежде чем начать заполнять ТК, необходимы правовые основания. К ним относятся:

заявление о приёме на работу;
приказ о приёме на работу;
приказ о выдаче и заполнении бланка трудовой.

После того как титульный лист заполнен, владелец трудовой ставит внизу подпись. Ниже подписывается:

начальник отдела кадров;
или работодатель;
или уполномоченное лицо.

Если предприятие небольшое, на котором отсутствует штат ответственных за делопроизводство лиц, а также кадровый отдел или подобный ему, работодатель имеет право предоставить право заполнения трудовых главному бухгалтеру, в соответствии с законодательно утверждёнными Правилами от 16.04.03 г. за № 225.

Однако если он без приказа заполнил трудовую вместо руководителя, используя факсимильную печать с его подписью – это будет считаться нарушением.

При подписи обязательно нужно соблюдать последовательность, и ставить:

должность;
подпись (росчерк);
её расшифровку с инициалами.

При устройстве на работу иностранного гражданина заводить ТК не обязательно, если его можно трудоустроить по договору подряда или иным образом.

Однако по его желанию и требованию, ТК придётся завести . Более того, в соответствии со статьёй 65 ТК РФ, работодатель не имеет права отказывать лицу в официальном трудоустройстве. Недопустимо принимать трудовые иностранных государств или учитывать стаж, внесённый в книжку иностранного гражданина, выработанный за пределами РФ.

При этом необходимо уточнить в соответствии с перечнем, его профпригодность. Для лиц с документами об образовании советского образца – право на образование сохраняется. Для иных – предусмотрено подтверждение квалификации, если учебное заведение не входит в перечень общезначимых.

Без этого условия кадровик заполняет ТК по аналогии с работником без образования . Исключение составляют приглашённые специалисты высокого профессионального уровня по коллегиально согласованному официальному решению.

Важным моментом будет заполнение фамилии, имени и отчества на русском языке. Для того чтобы оно были вписаны правильно потребуется отдельное заявление от работника, в котором он лично подтвердит правильность внесённых данных, соответствующих паспортным данным на его родном языке.

Если кадровик – владелец трудовой

При устройстве на работу в отдел кадров, лицо не должно заполнять собственную ТК, так как у него всегда существуют альтернативные возможности. Кроме кадровика, работодатель может заполнить любую книжку. Не будет исключением и трудовая кадровика.

Соответственно он может поставить подпись только в том месте, где подписывается владелец трудовой, а ниже:

расписывается работодатель;
или работающий (другой) кадровик;
или специальное уполномоченное лицо.

Уполномоченное лицо должно быть определено специальным приказом.

К числу отрицательных причин в этом плане относится та, что не считает лицо без наличия трудовой (см. ) – полноправным работником даже при наличии приказа и трудового договора. Если речь будет идти об увольнении – вопрос можно поставить несколько иначе.

Заключение

Заполнение ТК при первичном оформлении работника – важный шаг. В этом случае нет смысла предпринимать действия, не регламентированные законодательно и относиться к этому вопросу произвольно. После надлежащего оформления книжки, её нужно зарегистрировать в книге учёта и убрать на хранение в соответствующее правилам место, например, в сейф.

Работник может устраиваться на работу без книжки, которая затем заводится ему работодателем согласно закону, либо есть другая возможность: трудовые или фактически трудовые отношения и начинаются и складываются без трудовой книжки.

В первом случае человек мог совсем не иметь трудового стажа. Это впервые устраивающиеся на работу несовершеннолетние и выпускники учебных заведений, иные граждане, не работавшие по каким-то причинам (домохозяйки). 65-я ст. указывает, что при заключении трудового договора с этими гражданами работодатель не требует от них трудовых книжек.

В том же пункте приводится и другое исключение – от совместителя при поступлении не требуется книжка и она для него не заводится потом.

Еще один, указанный в 66-й ст . случай, – когда работодателем выступает физическое лицо. Трудовая книжка в этом случае не оформляется совсем, даже если работа является для человека основной.

Детально порядок этих отношений прописывается в 303-й ст .: в обязательном порядке оформляется письменный трудовой договор, который регистрируется в органах местного самоуправления, работодатель уплачивает страховые и др. обязательные взносы.

У работника нет книжки при поступлении, если он ее утратил, потерял и т.д. В этом случае, согласно 65-й ст., обязанность работодателя по заявлению работника .

Как следует из 66-й ст. п. 3-го ТК , на каждого проработавшего в организации более 5-ти дней работодатель обязан завести трудовую книжку, при том, что работа является для гражданина основной. Полный текст закона 11 главы, 66 статьи смотрите ниже:

ТК РФ, Глава 11, Статья 66. Трудовая книжка

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Прием на работу школьника

Прием на работу лиц, не достигших 18 лет, и трудовые отношения с их участием, имеют значительную специфику.

Если касаться только вопросов, связанных с трудовой книжкой, то в тех случаях, когда у подростка раньше не было трудовых отношений, она выдается согласно 65-й и 66-й ст. ТК, 8-му пункту Правил, утв. 225-м Пост. Правит.

Трудовая книжка

оформляется в недельный срок с внесением сведений, перечисленных в 9-м пункте Правил.

На практике сотрудники отделов кадров иногда требуют от подростка заявления о . Это не совсем законно, но и не является грубым нарушением, ведь о том, что подросток ранее не имел трудового стажа, следует только из его слов.

Трудовой кодекс РФ, Глава 11, Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой , повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

По трудовому договору, но без ТК: ответственность

Без трудовой книжки можно работать по совместительству, у работодателя физического лица и в том случае, когда отношения оформляются не как трудовые, а как гражданско-правовые.

Трудовое законодательство защищает работника, предоставляет ему особые права и гарантии , а если работодатель злоупотребляет правом и в обход закона вместо трудового оформляет гражданский договор (авторский, подряда и проч.), его привлекут к административной ответственности по 5.27-й ст. КоАП, причем за повторное нарушение наказание более существенное.

Если правом злоупотребляет работник, а гражданский договор заключен именно по его инициативе в целях избежать уплаты обязательных взносов, и, это происходит у работника систематически, его можно привлечь к ответственности за незаконное предпринимательство, например, по 14.1-й ст. административного кодекса.

Трудовая книжка подтверждает наличие трудовых отношений и обозначает их специфику, служит для удостоверения трудовых прав гражданина и свидетельствует о его стаже. Ее необходимость в трудовых отношениях прямо предусмотрена законодательством.

В интересах и работника и работодателя досконально соблюдать эти требования. Это позволит обезопасить отношения и избежать неминуемой ответственности за нарушение обязательного закона.